1. Wie wij zijn
Deze privacyverklaring geldt voor de website gripact.nl en het GRIPACT-platform. GRIPACT Software is een handelsnaam van mennan.nl, de onderneming van Mennan Suslu.
Paul Rodenkolaan 67, 7207 CD Zutphen
KVK [KVK-nummer]
E-mail: info@gripact.nl
Wij hebben twee rollen. Voor de gegevens van bezoekers, mensen die contact opnemen en gebruikers van een account zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens van de medewerkers van onze klanten (zoals gewerkte uren) is de klant verantwoordelijk en zijn wij verwerker. Daarover lees je meer in artikel 3.
2. Welke gegevens we verwerken en waarom
| Wanneer | Welke gegevens | Waarom | Grondslag |
|---|---|---|---|
| Je vult het contactformulier in | Naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer (als je dat invult), aantal oproepkrachten, onderwerp en je bericht | Om je vraag te beantwoorden en een demo of advies te plannen | Gerechtvaardigd belang en, als we een offerte maken, de voorbereiding van een overeenkomst |
| Je maakt een account aan | Naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en je wachtwoord (alleen versleuteld opgeslagen, wij kunnen het niet lezen) | Om je toegang te geven tot het platform | Uitvoering van de overeenkomst |
| Je gebruikt het platform | Wat je vastlegt (statussen, notities, afspraken) en een activiteitenlog: wie wat deed en wanneer | Om het platform te laten werken, en zodat je kunt terugzien wie wat heeft gewijzigd | Uitvoering van de overeenkomst |
| Je ontvangt e-mail van ons | E-mailadres en de inhoud van het bericht (maandoverzicht, herinneringen, wachtwoordherstel) | Om je op de hoogte te houden zoals je in de instellingen kiest | Uitvoering van de overeenkomst |
| Je wordt klant | Bedrijfs- en factuurgegevens | Om te factureren en onze administratie bij te houden | Wettelijke verplichting |
We gebruiken je gegevens niet voor andere doelen, verkopen ze niet en sturen geen nieuwsbrieven zonder dat je daar zelf om vraagt.
3. Gegevens van medewerkers van onze klanten
Gebruik je het platform, dan verwerken we in jouw opdracht gegevens van jouw medewerkers: naam, een medewerkernummer uit je systeem, gewerkte uren per week, en de status, afspraken en notities die jij vastlegt. Jij bepaalt welke gegevens je uploadt of via een koppeling laat ophalen. Koppelingen lezen alleen; we schrijven niets terug in je systemen.
We verwerken deze gegevens alleen om de berekeningen, overzichten en documenten in het platform te maken. De afspraken hierover staan in de verwerkersovereenkomst, die onderdeel is van onze algemene voorwaarden.
Ben je medewerker van een van onze klanten en wil je je gegevens inzien of laten aanpassen? Neem dan contact op met je werkgever. Wij helpen je werkgever daarbij.
4. Met wie we gegevens delen
We schakelen alleen partijen in die we nodig hebben om GRIPACT te laten werken. De website laadt geen lettertypen, scripts of trackers van andere partijen. Met elke partij hebben we afspraken over de bescherming van je gegevens.
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting van de website en het platform, inclusief back-ups | Duitsland (EU) |
| Brevo (Sendinblue SAS) | Versturen van e-mail | Frankrijk (EU) |
| Mollie B.V. | Online betalen | Nederland (EU) |
Koppel je het platform met een rooster- of salarissysteem (Shiftbase, Planday, Nmbrs, Loket.nl of AFAS Profit), dan halen wij gegevens op bij die leverancier. Daarvoor gelden ook de afspraken die jij met die leverancier hebt.
We geven gegevens alleen aan anderen als de wet ons daartoe verplicht.
5. Hoe lang we gegevens bewaren
- Contactaanvragen: tot 12 maanden na het laatste contact, tenzij je klant wordt.
- Account en platformgegevens: zolang je account bestaat. Verwijder je een bedrijf in het platform, dan zijn de gegevens direct weg; uit onze back-ups verdwijnen ze binnen 14 dagen. Na opzegging verwijderen we je account binnen 30 dagen.
- Factuurgegevens: 7 jaar, omdat de wet dat verplicht.
6. Cookies
De website gebruikt geen cookies. Log je in op het platform, dan plaatsen we één functionele cookie (gp_sid) die bijhoudt dat je bent ingelogd. Deze is 30 dagen geldig en verdwijnt als je uitlogt. We gebruiken geen analyse-, advertentie- of trackingcookies. Daarom vragen we ook geen toestemming voor cookies.
7. Beveiliging
We beveiligen gegevens met passende maatregelen, waaronder:
- alle verbindingen via HTTPS;
- wachtwoorden alleen als versleutelde hash (scrypt), sessies en API-sleutels alleen als hash;
- sleutels voor koppelingen versleuteld opgeslagen (AES-256);
- gegevens van elk account strikt gescheiden van die van andere accounts;
- servers in de EU, dagelijkse back-ups en een beperkt aantal inlogpogingen.
Merken we een datalek, dan handelen we volgens de wet. Gaat het om gegevens van jouw medewerkers, dan informeren we jou zonder onredelijke vertraging, zodat jij kunt beslissen over een melding.
8. Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen. In het platform kun je veel hiervan zelf doen: alle gegevens van een bedrijf exporteren (JSON) of verwijderen bij Instellingen.
Voor andere verzoeken mail je naar info@gripact.nl. We reageren binnen een maand. We kunnen je vragen je identiteit aan te tonen, zodat we gegevens niet aan de verkeerde persoon geven.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we een nieuwe dienst aanbieden. De datum bovenaan laat zien welke versie geldt. Bij belangrijke wijzigingen voor accounthouders sturen we een e-mail.